Planner es la herramienta de Microsoft, incluida con la mayoría de licencias de Office 365, la cual permite organizar de forma rápida y sencilla proyectos para cumplir deadlines.
Empezar a utilizar esta herramienta no es nada complicado, de hecho, se pueden empezar a crear tareas con unos pocos clicks y personalizarlas. La parte que puede considerarse más compleja es la organización de las tareas. Aquí te explicamos 3 formas de estructurar planes útiles para las empresas:
Depósitos por departamento
Primero se diferenciarán los departamentos implicados en el proyecto (en este caso, la organización de un evento) y se agendarán las tareas a los usuarios pertenecientes al departamento que corresponda. Será particularmente útil esto en la pestaña Gráfico, donde se resumen de tareas que proporciona Planner para observar qué departamentos poseen tareas pendientes o retrasadas.
Es una forma bastante común en empresas de organizar proyectos que involucran a perfiles de diferentes áreas concretas.
Depósitos por tareas pendientes
Esta forma de organización también puede ser un método de uso de Planner. Pongamos por ejemplo que trabajas en el departamento IT de tu empresa, el cual recibe peticiones/solicitudes por parte de los trabajadores que requieren la solución de problemas. En este caso, las solicitudes se crearán como nuevas tareas pendientes en lo que podríamos llamar “un cajón desastre”.
De este modo, serán los propios trabajadores del área de solución de problemas IT los que gestionarán estas peticiones y se las auto-asignarán a su carga de trabajo o asignarán a un compañero especialista en cierta tecnología. Además, se podrán establecer fechas de finalización según la prioridad de las tareas. Este ejemplo puede ser utilizado para multitud de casos cotidianos que se dan en las empresas.
Depósitos por líneas de negocio
Es posible que quieras utilizar Microsoft Planner para tener una visión general sobre los proyectos que se están desarrollando en tu empresa o departamento.
Mientras que la agrupación por departamento incluía en las tareas del depósito a un grupo de personas concreto, las líneas de negocio como Formación, pueden implicar a diversos tipos de perfiles profesionales como comerciales, RRHH y técnicos.
Por supuesto, estos son solo tres métodos de organización, hay gran cantidad de ellos disponibles y no son inmutables; siempre se le puede dar un toque personal, pues nadie como uno mismo conoce las entrañas de su negocio.
Te aseguramos que con el uso de herramientas de gestión de tareas se obtienen ahorros de tiempo y un mayor control (y percepción de control) sobre lo que está pasando en ese momento, lo que ya ha pasado y lo que tiene que pasar para que un proyecto se desarrolle con éxito. Así pues, organiza como quieras las tareas de tu empresa, pero organízalas.