Activum es un claro ejemplo de empresa que siempre ha apostado por la tecnología. El sector inmobiliario es uno de tantos abocado a adoptar nuevas tecnologías para mejorar sus procesos.
Activum lleva trabajando en el Sector Inmobiliario más de 20 años, y en el último año dio el paso para mejorar su proceso de gestión y comunicación.
El problema que teníamos era el de la mayoría de empresas: una sede principal con un sistema local y con un mantenimiento complejo. Era necesario encontrar un sistema más ágil, seguro, y con mayor capacidad de crecimiento en almacenamiento y trabajo. Ahora tras la implantación de SharePoint, nuestro trabajo se ha acelerado de una forma brutal y se ha encontrado la solución para mejorar nuestros procesos internos
Así lo cuenta Javier Oltra, responsable de Sistemas en esta empresa de raíz alicantina.
Con sedes principales en Madrid, Alicante y Barcelona, y más de 10 oficinas comerciales, era necesaria una plataforma de gestión y comunicación unificada, con la que poder trabajar en equipo y con espacios virtuales comunes donde gestionar la documentación de los proyectos de la compañía.
“El trabajo en equipo es ahora mucho más ágil”
señala Javier Oltra
La importancia de un trabajo en equipo eficaz, que ahorra tiempo y recursos
Ahora, en Activum, más de 100 personas trabajan colaborativamente desde distintas ciudades. La implantación del SharePoint ha significado para la compañía un gran salto en rapidez y eficiencia.
Más del 40% de nuestra plantilla pertenece al área comercial y está en la calle permanentemente, por eso la plataforma debía ser una herramienta accesible y rápida.
Otra de las ventajas es la gran capacidad de almacenamiento. La documentación que manejamos es enorme por nuestro tipo de clientes, es consultada permanentemente por diferentes departamentos para su trabajo diario y requiere de un almacenamiento en el tiempo. Ahora, con Sharepoint, se ha trasladado toda esa información a la nube de Microsoft, ganando esa flexibilidad que exigía la compañía.
señala Javier Oltra
Afortunadamente, “el trabajo entre los diferentes departamentos ahora es mucho más rápido”. SharePoint puede guardar diferentes versiones de cada documento para revisar los cambios y restablecerlos si fuera necesario; además cada archivo se puede personalizar en términos de permisos preservando la confidencialidad, y ofrece un control de trazabilidad que permite saber cuándo se ha visto, editado, copiado o movido un archivo.
Personalización y homogeneización del software: una de las claves de la productividad
“Aunque los procesos establecidos son los mismos en todas las áreas, la plataforma nos ha ayudado a unificar criterios y procesos”
Javier confirma que en el caso de Activum, era necesaria esta uniformidad para mejorar su día a día y para que el trabajo que se realiza fuera con mayor precisión.
SharePoint ofrece flujos de trabajo integrados estándar que permiten recopilar aprobaciones, comentarios y firmas, lo que mejora sustancialmente la productividad de la empresa. Estos flujos pueden personalizarse de forma sencilla y adaptarse a cada organigrama o estilo de dirección de cada organización.
Porque una de las características más significativas de SharePoint es su capacidad de personalización, agregando funcionalidades propias y adaptándolo a preferencias y necesidades.
La seguridad como factor clave en la nube de Microsoft
Javier Oltra era consciente de los riesgos que su empresa corría antes de implementar una herramienta en la nube de Microsoft.
Necesitábamos un sistema con mayor seguridad y comunicado entre las diferentes oficinas, teniendo en cuenta las diferentes peculiaridades de las mismas
afirmaba Javier
Por supuesto, con SharePoint nos olvidamos de riesgos físicos: inundaciones, incendios, faltas prolongadas de energía, accidentes… Los datos en tránsito -desde que se inicia la transmisión desde el almacenamiento en la nube hacia el dispositivo del usuario que solicita la información y llega al dispositivo- y los datos en reposo, están perfectamente salvaguardados.
Passwords, conexiones seguras HTTPS y SSL, cifrado de datos, copias de seguridad… Los riesgos en la nube, se minimizan. El acceso a la información se organiza en función de roles y requisitos, y es posible compartir documentos de forma segura con usuarios externos a la organización como clientes, proveedores, colaboradores…
Lo importante es seguir avanzando hacia la rentabilidad
El correo electrónico va quedando atrás, comienza a ser ineficiente, incluso innecesario gracias a herramientas colaborativas como SharePoint, que también hacen olvidar los usb. No es necesario enviar pesados documentos, SharePoint hace que sea muy fácil encontrar documentos almacenados y compartidos, basándose en nombres de archivo, metadatos, contenidos, frases que incluye el documento…, gracias al reconocimiento óptico de caracteres, también busca documentos en formatos de imagen.
Preguntando, viendo, comprobando… vas decidiendo los cambios y avances
Activum da pasos constantemente, desde su fundación, hacia la mejora tecnológica. “Preguntando, viendo, comprobando… vas decidiendo los cambios y avances”. Seguridad, orden, ahorro de tiempo y recursos, eficiencia… Herramientas como SharePoint en empresas como Activum son el ejemplo palpable de que la digitalización es hoy en día la clave de la rentabilidad.
Artículo escrito por Lãberit.