Administrar proyectos para nuestras empresas es una gran responsabilidad que en muchas ocasiones puede llega a ser estresante. Los jefes de proyecto tienen que atender miles de demandas y tareas, manteniendo informadas a muchas personas.
Además, casi siempre, por no decir siempre, surgen algunos problemas inesperados sumado a una gran presión para completar tareas en un determinado espacio de tiempo. Por ello, a continuación, te proponemos 5 consejos que pueden orientarte y ayudarte a preparar tu proyecto para el éxito.
1 | Fíjate unos objetivos claros
Fijarse unos objetivos claros, es fundamental para el éxito del proyecto. No alinearse con los objetivos y estrategias de tu organización puede traer como resultado un proyecto que fracasa. Analiza todo el conjunto y determina lo que quieres conseguir con este proyecto. Fijar unos objetivos claros va a permitirte ahorrar tiempo, esfuerzo, dinero y recursos.
2 | Establece unas expectativas
Si eres jefe de proyecto y el responsable del mismo, es una muy buena idea que compartas tus expectativas con el resto del equipo y que este aporte las suyas. El hecho de que todo tu equipo tenga la misma información y esté en continuo contacto es uno de los factores clave que garantizará el éxito de tu proyecto.
3 | Piensa en posibles riesgos y en cómo administrarlos (si fuese necesario)
En un proyecto, planear lo inesperado es una de las características que definen a un buen jefe de proyectos. Está claro que es imposible predecir todas y cada una de las situaciones que se puedan dar, como pueden ser la inestabilidad política o los fallos tecnológicos, pero puedes reducir el impacto de los problemas si antes administras los riesgos y propones una solución para los mismos.
4 | Planea una reunión inicial
Para cualquier proyecto, la primera reunión es la más importante, ya que va a marcar la pauta para todo el desarrollo del proyecto. Antes de prepararla debes pensar cuál es la intención de dicha reunión y asegurarte de que los principales interesados puedan asistir. Para que todo el equipo comprenda el objetivo de la reunión, crea una agenda detallada indicando los puntos a tratar.
Con frecuencia, tendrás que convocar más reuniones, pero hazlo solo cuando sea necesario. Piensa que cuanto más tiempo dediques a las reuniones, menos tiempo invertirás en el proyecto y en las entregas en sí.
5 | Utiliza las herramientas adecuadas
Uno de los puntos más importantes, asegúrate de elegir la o las herramienta que te permitan:
- Obtener una visión 360º de tu negocio en tiempo real
- Controlar las oportunidades de venta desde el primer momento
- Analizar el impacto de la actividad comercial y sus costes indirectos
- Optimizar la gestión de tus compras y contrataciones
Desde Arbentia esperamos que estos consejos puedan ayudarte a gestionar proyectos de forma más fácil y eficiente, completándolos a tiempo y alcanzando los resultados esperados.
Artículo escrito por Arbentia