La comunicación ha entrado de lleno en la primera línea de las prioridades corporativas a lo largo de este año. No es de extrañar, ya que a raíz del confinamiento y la sensible situación en el ámbito de la salud ha ganado relevancia, pero también ha sido causa de más de un dolor de cabeza.
En muchos casos, el hecho de tener que abandonar la oficina para recluirnos en nuestros hogares y, en el mejor de los casos, poder teletrabajar ha puesto de manifiesto que en España muchas empresas no estaban preparadas, ni desde el punto de vista humano ni desde el tecnológico.
Por supuesto, hay empresas para las que todo el proceso ha sido transparente o relativamente sencillo, ya que contaban con un importante nivel de digitalización y una política de teletrabajo rodada y probada durante años. Pero en otros casos la situación ha sido traumática.
En lo que respecta a la gestión de personas y organización del trabajo se han podido vivir situaciones tensas entre los responsables y sus equipos al no estar preparados para organizar y hacer un seguimiento del trabajo en remoto. Incluso se ha sentido una falta de cultura y formación en lo que respecta a la utilización de los canales de comunicación, lo que nos lleva a que tampoco estaban instaurados de forma general sistemas internos que permitan que la información fluya y se facilite la colaboración en remoto.
De esta forma, si nos fijamos en cómo ha sido y es la comunicación interna de una compañía podemos saber mucho sobre cuál es su cultura y, por su puesto, cómo de efectivos han sido sus planes de digitalización.
Comunicación Interna, Cultura y Cambio
La Comunicación Interna juega un papel fundamental dentro de las organizaciones, incluso en las que no apuestan a nivel estratégico por ella ya que, quieras o no, dentro de tu organización existe. Otra cosa es que se gestione o no.
Sobre todo es realmente importante en lo que a Gestión del Cambio se refiere, motivo por el cuál, en un contexto de transformación, digitalización y cambios continuos la comunicación interna es un valor al alza entre Directores y Responsables de Recursos Humanos, y muestra de ello ha sido la respuesta que se ha dado frente a la crisis del COVID-19.
Existen distintos criterios sobre los que basarse para determinar el tipo de cultura organizativa de una empresa, pero es importante resaltar que no hay una cultura buena y otra mala. La cultura es la que es, y podemos clasificarlas en general en cuatro grandes grupos:
- Culturas con foco en jerarquía y poder, donde el liderazgo es de “ordeno y mando”.
- Culturas con foco en procesos y funciones, que suelen darse en compañías que se caracterizan por estar fuertemente reguladas.
- Culturas con foco en la coordinación de áreas, donde la consecución de los objetivos de negocio depende en gran medida de la correcta coordinación entre departamentos y áreas.
- Culturas con foco en personas y conocimiento, que se caracterizan por prestar especial atención a la motivación y al empoderamiento de las personas que componen la organización.
Según el tipo de cultura, nos encontramos modelos de comunicación interna distintos:
- En el caso de tener foco en jerarquía y poder, la comunicación interna será eminentemente descendente.
- Si tiene el foco puesto en procesos y funciones la comunicación será bidireccional.
- En el caso de prestar más atención a la coordinación entre áreas, la comunicación será horizontal.
- Y si el foco está puesto en las personas y el conocimiento, la comunicación será multidireccional.
Como comentaba hace un momento, no hay una cultura mejor que otra pero si que es cierto que dependiendo del contexto puede suponer una ventaja contar con un estilo u otro.
Por ejemplo, en un contexto incierto y cambiante, en el que tenemos que adaptarnos rápidamente, las empresas que salen reforzadas son las que viven una cultura en la que las personas son más independientes. Además, si queremos fomentar la innovación o tener éxito implantando el teletrabajo, la estructura debe dejar una mayor libertad y debe fomentar una comunicación más libre y asíncrona, como puede ser el caso de una comunicación corporativa interna multidireccional.
Pero claro, para llegar a este punto la organización debe contar con los medios y herramientas adecuados.
Herramientas clave para la comunicación interna
Más allá de la cultura, las herramientas que utilizamos para comunicarnos y colaborar a nivel interno también dicen mucho del tipo de empresa en el que trabajamos.
¿Y si te dijera que en mi empresa seguimos teniendo un sistema de correo interno? No correo electrónico, si no físico. Una persona, con un carrito repartiendo todas las cartas de la empresa, siendo este carrito la herramienta principal de comunicación. Seguro pensarás que mi empresa no ha llegado todavía al siglo XXI.
Pero, ¿y si ahora te digo que toda la comunicación se hace única y exclusivamente a través de email? O imagina el caso en que todas las reuniones tienen que ser físicas y me tengo que enterar de las novedades de la empresa a través del boletín interno que nos llega mensualmente en papel.
Todos estos ejemplos nos llevan a imaginarnos como es realmente la comunicación interna dentro de nuestra empresa y en qué grado abrazamos los avances tecnológicos y la digitalización, ya que la tecnología nos permite mejorar notablemente todos estos procesos de comunicación, y hay soluciones más allá del email, por supuesto.
Si nos centramos en el modelo más completo de comunicación (multidireccional) vemos que existe un flujo que va de la empresa al empleado, y otro en sentido inverso, porque nos interesa lo que todas las personas de la organización tienen que contarnos. Para poder gestionar esta comunicación muchas empresas ya disponen de una App de Comunicación Interna que permiten sacar del buzón de correo esta comunicación, clave en las relaciones laborales.
Al contar con una herramienta de este tipo, la experiencia de usuario mejora, se agiliza la captura de feedback y el diálogo empresa-empleado y, siempre que el contenido sea el adecuado, aumenta notablemente la conversión de la comunicación.
Algo similar pasa con los eventos corporativos. Si no contamos con una herramienta para realizar webinars internos podemos tener un problema cuando no exista la posibilidad de contar con una sala o auditorio para, por ejemplo, hacer el kickoff de la compañía. Para este caso también hay soluciones muy fáciles de poner en marcha como puede ser Microsoft Teams Live Events. Una plataforma con la que podremos organizar con total normalidad eventos en remoto para grandes grupos de personas.
No nos olvidemos que dentro de esta comunicación multidireccional también tenemos la comunicación horizontal, básica para la colaboración en remoto tanto con equipos internos como con proveedores externos. Aquí Microsoft Teams también es una gran solución, no sólo por todas las funcionalidades de las que disponemos alrededor del chat, sino porque incluso nos permite virtualizar e integrar nuestra centralita para así contar con un sistema de comunicaciones de lo más potente y versátil.
Artículo escrito por Ramón García Soto – Ingeniero de Telecomunicación y Director de Marketing y RR.HH en Exevi