¿No sabes qué es y por qué deberías contar con un portal de la persona? En el artículo de hoy te vamos a contar todas las claves sobre esta intranet corporativa y sobre cómo SharePoint, una de las herramientas de Microsoft 365, te va a ayudar a crear el mejor portal de la persona.
Actualmente, la comunicación entre una compañía y sus trabajadores es cada vez más esencial. Por este motivo, la tendencia dentro de las empresas es la creación de un portal de la persona, una herramienta clave de comunicación e intercambio de información dentro de cualquier negocio.
Esta, además, cuenta con elementos interactivos, haciendo que lo que antes era un portal simplemente informativo, ahora haya evolucionado a una plataforma en la que todas las personas de la compañía pueden colaborar. De hecho, incluso pueden establecerse criterios de segmentación, por ejemplo, por departamentos, para elegir qué información compartir y con quién.
¿Cuáles son los beneficios de un portal de la persona?
- Mejor conocimiento de la organización
- Se comparte fácilmente información muy variada como los valores de la empresa, la misión, los principios, etc
- Generar a los trabajadores la sensación de pertenencia a una comunidad
- Agilizar cualquier proceso al poder consultar información directamente en el portal
- Mejora la comunicación interna al facilitar información entre sus miembros
- Construir la relación entre la empresa y sus personas
- Posibilidad de actualizar continuamente la información, por su rapidez y sencillez
¿A qué hay que prestar atención al crear un portal de persona?
El primer paso es tener en cuenta la accesibilidad del portal y sus contenidos. Este ha de ser sencillo de usar, ya que su objetivo es facilitar el trabajo a las personas. Además, debe contar con información y contenidos relevantes que lo hagan atractivo y útil. Lógicamente, todo ello debe tener relación con la misión, el organigrama de la empresa y sus objetivos.
Aparte de lo anterior, es muy recomendable también invertir tiempo suficiente en saber cómo trabajan las personas y cuáles son las herramientas informáticas que más emplean.
¿Y quizá te preguntes por qué? Para poder así incluirlas en la intranet.
Esto puede conseguirse de manera muy sencilla, con por ejemplos breves entrevistas con algunas personas para entender cómo es su experiencia actual y cómo querrían que fuera en el futuro, informáticamente hablando.
En el plan de acción que se va a llevar a cabo se deben arreglar los problemas existentes (extraídos de las propias experiencias de los trabajadores) y controlar el diseño de la intranet para que estos no vuelvan a ocurrir. Como siempre, la comunicación entre todos los integrantes de la empresa debe ser la pieza angular.
¿Qué aspectos incluir en el portal de personas?
Estos son infinitos y dependen mucho de la cantidad de trabajadores y tipo de empresa. Sin embargo, a continuación, te presentamos algunos apartados sobre funcionalidades que puede tener un portal del persona innovador y eficaz. ¡Apunta!
- Apartado en el que informar a las personas sobre cambios dentro de la compañía
- Apartado para promover posibles mejoras sobre el día a día del negocio
- Apartado con un sistema de felicitaciones y mensajes personalizados (por cumpleaños, persona del mes, etc.)
- Apartado con información sobre todos los integrantes de la empresa y sus datos esenciales (su nombre, el puesto, una descripción, la fotografía, etc.)
- Apartado de formación con ofertas de cursos o ferias relacionadas con el sector de la empresa
- Apartado para poder reservar salas de reunión de la empresa
- Apartado con calendario laboral, donde incluso las personas pueden proponer eventos que puedan resultar interesantes para el resto
- Red de blogs donde quien quiera puede generar su propio contenido de interés y compartirlo con el resto de los compañeros
- Apartado con información que sea externa a la empresa, pero que pueda interesar a los componentes de la organización, como por ejemplo información meteorológica, sobre el tráfico
- Apartado donde se analicen con estadísticas cuáles son las partes más visitadas en la intranet
Como es lógico, resultaría conveniente introducir en primer lugar las tareas más básicas y necesarias del portal de la persona. Con el paso, todos se irán acostumbrando a utilizarlo y notarán sus beneficios, hasta adaptarlo a su día a día. La misión es ofrecer una sensación de familiaridad que los animará a involucrarse más con esta nueva iniciativa y con la empresa.
¿Por qué escoger Microsoft SharePoint para desarrollar un portal de la persona?
Sharepoint es una herramienta incluida en los planes de productividad empresarial de Microsoft Dynamics 365. Esta permite a cualquier empresa mejorar su gestión documental con la creación de intranets, extranets, entornos colaborativos, etc.
Como es lógico, con SharePoint podrás tener acceso a todo tipo de información en el portal de la persona ¡y en tiempo real!
Desde cualquier dispositivo podrás acceder a la herramienta de manera sencilla, editar cualquier archivo, ver quién lo ha creado, etc. Y por si esto fuera poco, su implementación es muy simple y rápida. SharePoint te ofrece una solución completa y paquetizada, por eso se acortan todos los tiempos de espera.
Además de todo lo anterior, la herramienta de Microsoft te ofrece una interfaz atractiva y usable para todas las personas, pudiéndose adaptar a todo tipo de dispositivos. Podrás crear incluso grupos de trabajo personalizados y que entre todos puedan editarse documentos corporativos, ¡incluso de manera Offline!
Si estás interesado en Microsoft SharePoint y te gustaría que te ofrezcamos una demo sin compromiso, ¡no dudes en rellenar este formulario! Estaremos encantados de ayudarte a mejorar tu negocio.
Artículo escrito por Julian Lorenzo, Business Manager en Lãberit.