Transformación y Digitalización son dos palabras que los expertos en negocios y tecnología nos llevan repitiendo ya una década como si fuera un mantra que lejos de desvanecerse y pasar de moda, como sucede con otras tantas predicciones, crece y crece su interés junto con una sensación de urgencia por cambiar nuestra empresa y adaptarla para hacer frente a una inminente transición digital a nivel europeo y global.
Sólo tenemos que ver la gráfica del interés a lo largo del tiempo de la combinación de ambas palabras (“Transformación Digital”) para darnos cuenta de que es una ola que sigue creciendo, batiendo su propia marca de un año a otro.
Pero todavía existe cierta confusión alrededor del concepto. ¿De qué hablan los expertos exactamente cuándo se invocan las palabras mágicas “Transformación Digital”? ¿Nos están diciendo que montemos una página web y con eso basta? O, por lo contrario, ¿me dicen que tengo que invertir en un sistema de inteligencia artificial para gestionar mi empresa y la convierta en un Amazon de la noche a la mañana?
Bien, lo primero que tenemos que saber es que la transformación digital en sí misma tiene poco que ver, al menos en un inicio, con herramientas tecnológicas. Si bien al final ahí es donde acabaremos, el principio de todo parte de un importante ejercicio de reflexión estratégica, ya que aquí lo importante es qué tipo de negocio queremos desarrollar y cuál será el objetivo que queremos lograr a través de la dicha transformación.
Hecho el ejercicio la tecnología se convierte en un (potente) medio y no en un fin. Es este el punto en el que ya podemos hablar de digitalización y donde destacan los 3 elementos clave sobre los que trata este artículo.
Automatización de Procesos de Negocio
La realidad de cualquier empresa, aunque ya tenga implantados sistemas de información sirven de soporte a la operativa diaria, es que las personas que la componen pasan gran parte de su jornada desarrollando tareas manuales de todo tipo.
Introducción y traspaso de datos entre distintos sistemas o recopilación de información y elaboración de informes son algunos ejemplos de actividades qué seguro que te suenan y que, en general, se realizan en tu empresa de forma manual.
Esta forma de trabajar tiene un coste para el negocio: Reduce la productividad, genera errores, produce una mala experiencia para quien tiene que hacerlo, afecta al tiempo de respuesta a clientes, incrementa los costes laborales, existen riesgos de complimiento normativo si los datos son sensibles y, en definitiva, resta elasticidad y escalabilidad al negocio.
Para resolver esta situación existe una tecnología que no para de crecer y que está desbloqueando la transición digital de las empresas. Se trata de la Automatización Robotizada de Procesos (RPA).
Los RPA o Robots Software son capaces de simular la interacción humana con un sistema de información. Gracias a esta característica, podemos enseñarles a traspasar datos de un sistema a otro, aunque sean sistemas heredados sin posibilidad de interconexión directa, o a navegar y descargar datos de páginas web, por poner un par de ejemplos.
Su mayor ventaja radica ahí, en que podemos dar una solución rápida de implementar y de bajo coste a problemas que de otra forma serían difíciles o muy costosos de abordar. Por este motivo, RPA ya es un elemento clave en la transformación digital de muchas compañías.
Migración de Infraestructura al Cloud
Según los datos aportados por Microsoft, en las regiones afectadas por las medidas de confinamiento como consecuencia del coronavirus, el uso de sus servicios en la nube de Azure creció un 775 por ciento.
Incorporar una estrategia de ahorro, eficiencia y escalabilidad basada en Cloud está suponiendo una enorme ventaja para muchas compañías, por lo que sería otro elemento clave a tener en cuenta en nuestros planes.
Al igual que hacíamos con la tecnología RPA, veamos las ventajas del Cloud desde el punto de vista de una empresa que sólo cuenta con un centro de datos propio y gestionado por personal de la compañía.
En términos de calidad del servicio sería muy difícil contar con una infraestructura de alta redundancia y replicada en 3 ubicaciones físicas distintas. Más aún, sería muy costoso asegurar un SLA del 99,99 por cierto las 24 horas al día.
Pero más allá de los números de negocio, vamos a lo práctico. Si estás operando tu propia infraestructura ¿cómo ejecutas las ampliaciones o sus ajustes? Obviamente, debes ir físicamente al centro de datos y hacerlo de forma manual, teniendo también que solicitar el material, que tardará unos días en llegar. ¿Y qué hacemos con todo lo que se queda obsoleto? Pues tendrás que gestionarlo igualmente.
La escalabilidad y eficiencia, junto con el ahorro en costes, son los principales motivos por los cuales apoyarnos en el Cloud para migrar nuestra infraestructura o hibridarla está siendo cada vez más la solución por la que optan las empresas más digitalizadas y competitivas.
Aunque claro está que no todo es color de rosa, ya que para operar tu infraestructura Cloud, por ejemplo, en Azure, deberás contar con personal con los conocimientos necesarios para que el ahorro en costes y la eficiencia sean una realidad. Pero tampoco hay problema ya que si no dispones de estos recursos siempre podrás optar por un proveedor que te ayude a gestionar los servicios cloud y administrar los costes de infraestructura de forma transparente.
Ciberseguridad y Privacidad
Por último, y no por ello menos importante, nos encontramos con la Ciberseguridad.
Digamos que tienes tu plan perfecto. Operas decenas de robots que te permiten automatizar por completo los procesos de negocio de la compañía y tus sistemas funcionan a todo gas utilizando una arquitectura híbrida que combina a la perfección tu infraestructura local y en la nube y, un día cualquiera, todo se para. Un hacker ha logrado entrar en tus sistemas y los ha secuestrado deteniendo por completo el negocio.
No es una escena de una película de ciencia ficción. Es algo habitual, que ya está a la orden del día. Esto quiere decir que tu plan no era tan perfecto ya que quizás has invertido en todo menos en proteger los activos en los que has dedicado tantos recursos y esfuerzo.
Proteger nuestros sistemas y la información que contienen es crítico para nuestro negocio. Para ello desde EXEVI siempre os recomendamos revisar de forma periódica los seis factores de la Ciberseguridad y Privacidad, ya sea con tu equipo interno o mediante una auditoría externa de seguridad informática.
En primer lugar, debes estar al día con la normativa y las leyes que aplican a tu negocio. Cumplir con la ley y los estándares internacionales siempre te va a ayudar a identificar y a priorizar tus acciones.
También deberás disponer de un inventario de activos e identificar los riesgos a los que se expone cada uno de ellos ya que si no sabes a que te enfrentas y que tienes que proteger estarás dando palos de ciego.
Otro punto importante es integrar la seguridad en tu estrategia y operativa diaria de forma que no suponga un esfuerzo adicional. En general no deben existir procesos paralelos de seguridad, si no que debes incorporar la seguridad como un requisito a cumplir en los procesos que ya tienes.
Por supuesto, deberás contar con controles para prevenir y detectar los ataques, ya sea implantados en tu infraestructura o en la de tus proveedores, si la tienes externalizada.
Y si todo falla, disponer de un plan de continuidad de negocio y de recuperación ante desastres puede hacer que ese día no acabe siendo tan malo.
Aunque, concluyendo ya, quizás lo más importante de todo sea la formación y concienciación. Ya sea para repeler ciberamenazas o para que el personal de tu empresa esté preparado para hacer frente a los grandes retos del futuro, el conocimiento siempre va a ser el mejor activo dentro de tu compañía.
Artículo escrito por Ramón García Soto – Ingeniero de Telecomunicación y Director de Marketing y RR.HH en Exevi