Flujos de Power Automate y la gestión documental, ¿Un paso necesario?

Flujos de Power Automate y la gestión documental
¿Qué es Power Automate

Desde el lanzamiento de flujos de trabajo clásicos, SharePoint y Microsoft 365 han evolucionado para proporcionar experiencias atractivas, flexibles y con más rendimiento. Las experiencias modernas SharePoint integran con el resto de las aplicaciones y servicios Microsoft 365 que impulsan la seguridad, la productividad y la colaboración.

Power Automate ayuda a los usuarios y las empresas a crear flujos de trabajo automatizados entre tus aplicaciones y servicios favoritos para obtener notificaciones, recopilar datos, automatizar directivas empresariales y mucho más.

¿Qué es Power Automate?

Power Automate es una de las nuevas capacidades que trae la plataforma Power Automate de Microsoft. Es la herramienta diseñada para crear, ajustar y editar flujos de trabajo nuevos y existentes. Un servicio basado en la nube capaz de conectar dos o más aplicaciones (tanto de Office 365 como de terceros) mediante conectores prediseñados y realizar acciones con la finalidad de automatizar procesos empresariales rutinarios. El nuevo sistema empresarial de Microsoft nos permitirá integrar y sincronizar todo nuestro análisis de datos con flujos automatizados y aplicaciones.

Estos flujos de trabajo se pueden crear para aplicaciones de Office 365 o de terceros, pudiendo elegir entre multitud de plantillas “Ready to use”. Los flujos de trabajo que se pueden crear son automatizados y escalables, y no requieren de conocimientos de programación. Facilitando el trabajo a novatos y profesionales IT, a ambos por igual.

Power Automate está pensado para aumentar nuestra productividad y eficiencia empresarial.

¿Cómo Power Automate nos ayuda a evolucionar los flujos de SharePoint?

Para empezar, desde SharePoint Online se puede crear un proceso de aprobación para documentos de una biblioteca específica. De esta manera, los documentos no serán visibles para los equipos hasta que sean aprobados. Para ello, hay que administrar la configuración de aprobación de contenido en la página de configuración de la biblioteca.

Una vez habilitamos esta configuración, cuando se cargan documentos a la biblioteca asignada, los documentos en espera de aprobación tienen dos estados: Borrador y Pendiente.

Ahora puedes automatizar todo este flujo de aprobación de documentos con un flujo de aprobación. Todo gracias al flujo que puedes optimizar desde Automate.

Si quieres saber más sobre cómo “evolucionar” los flujos de Sharepoint con la plataforma de Power Automate, te dejamos a continuación el enlace al artículo de Itequia donde lo explican en detalle.

Onkar Singh Kaur-Itequia

Artículo escrito por Onkar Singh Kaur, Software Developer en Itequia

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