Debido al impacto del Coronavirus en IT, muchas empresas han tenido que ideárselas para mantener sus puestos de trabajo. Sin embargo, no podemos simplemente enviar a nuestros trabajadores a casa sin la participación del personal de IT. Y esta participación, debe comenzar mucho antes de que salga el pedido.
Impacto del Coronavirus en IT
A estas alturas ya conocemos a COVID-19, comúnmente conocido como Coronavirus. Sabemos también que está causando estragos en cualquier reunión de personas, lo que ya lleva a la cancelación de conferencias, eventos deportivos y todo tipo de reunión social. Estas reuniones de personas ahora incluyen el trabajo, autoridades líderes que tienen que pedirles a sus empleados que trabajen en casa siempre que sea posible.
Microsoft, por ejemplo, fue de los primeros en «mandar para casa» a sus trabajadores para que realicen su empleo desde ella. Este distanciamiento social dificulta la propagación de esta enfermedad. Pero al hacer esto, también dificulta que los empleados realicen su trabajo. Además, hay que pensar que no son la mayoría de empresas las que dejan trabajar a sus trabajadores desde casa.
Para complicar aún más las cosas, el departamento de IT con escasez de personal en la mayoría de las empresas, será el grupo que tendrá que recoger la mayor parte del trabajo en casa. «El soporte de IT no está preparado para trabajadores remotos en una cantidad tan grande», dijo Archanna Kesavan, directora de mercado de ThousandEyes.
Los empleados remotos necesitan mucho más que un portátil
Kesavan dijo que enviar a los empleados a casa para trabajar implica mucho más que simplemente enviarlos a casa con sus portátiles. Necesitarán acceso remoto seguro a la red de la empresa, probablemente a través de una red privada virtual (VPN). Necesitarán herramientas de colaboración (Teams). La puerta de enlace VPN que se está usando ahora debe admitir un número mucho mayor de empleados. Esto significa que se debe aumentar la capacidad de la puerta de enlace y nuestra empresa deberá aumentar la cantidad de licencias para poder usar esta puerta de enlace.
A esto hay que agregar el hecho de que el soporte de IT requiere una carga de trabajo cinco veces mayor y esto requiere a su vez más monitorización, además de un medio para clasificar el soporte y medios confiables de comunicación.
Sin una planificación adecuada, «crearemos el caos», dijo Kesavan.
La planificación de una interrupción significativa, como que les digamos a nuestros empleados que deben trabajar desde casa, debe comenzar antes de que aparezca el requisito del trabajo remoto. La clasificación de apoyo debe comenzar mucho antes de que el impacto llegue.
¿Qué es lo imprescindible? Joe Berger, director senior del espacio de trabajo digital de World Wide technology, sugiere como pregunta para comenzar esta misma. La respuesta a esa esa pregunta incluye comunicaciones efectivas, una forma de participar en reuniones, acceso a herramientas y datos necesarios y capacitación sobre cómo usarla.
El personal de IT deberá promulgar todas las políticas
Será tarea del departamento de IT en la mayoría de organizaciones trabajar a través de estos pasos. El primero es evaluar las herramientas existentes y confirmar que funcionarán en un entorno remoto. ¿Los empleados podrán usar Zoom o WebEx sin una conexión rápida a Internet? ¿Funcionará el software de comunicaciones unificadas? ¿Qué hay de Salesforce, si lo usamos?
Mientras el personal de IT confirma si las herramientas funcionan, ¿Qué tal la infraestructura?. Algunas compañías dan a los empleados un portátil y un móvil que deberían funcionar de forma remota, ya que se supone que se confirmó cuando se compraron. Otras compañías, en cambio, permiten que los empleados proporcionen los suyos y estos deben ser verificados para el trabajo en remoto.
El problema de las licencias se puede solucionar para empresas que usan WebEx de Cisco, porque Cisco ofrece licencias gratis para las empresas mientras dure la crisis del coronavirus. Microsoft Teams, también tiene una versión gratuita que puede funcionar en algunos casos.
Sin embargo, hay otro grupo de empleados que reciben poca atención durante el trabajo en casa. «Hay una parte completa de la población que no trabaja en un escritorio todo el día. Hay que pensar en ellos y en cómo llegar a la oficina.»
La comunicación es de suma importancia
Berger sugiere una mirada creativa a la señalización digital para los trabajdores de la fábrica y formas de proporcionar las direcciones de correo electrónico de la empresa o usar nuestro correo personal para otros. De cualquier forma, «hay que asegurarse de que esas personas se mantengan informadas».
Mientras se hace todo esto, es importante recordar que nuestro departamento de IT estará demasiado comprometido. Un aumento masivo en las llamadas de servicio, la configuración de nuevos niveles de soporte para nuestro software de comunicaciones y colaboración y la prueba y verificación de la infraestructura irán mucho más allá de lo que se suele usar en un día normal.
Esto significa que, junto con todo lo demás, debemos asegurarnos de que nuestro personal de IT esté motivado, sin mencionar recompensas significativas. ¿Por qué? Según un nuevo estudio, las cargas de trabajo pesadas inesperadas y el trabajo no planificado causarán una tasa de deserción de hasta un 20%.