Las mejores herramientas para el teletrabajo

El auge del teletrabajo provocado por la COVID-19 conlleva que sea necesario utilizar una serie de herramientas imprescindibles para poder trabajar desde casa con seguridad. A continuación, comentamos algunas de las más interesantes.

¿Cuáles son las herramientas digitales de teletrabajo más eficaces?

Son diversas, pero en el siguiente listado hemos seleccionado las que presentan un mayor grado de adaptabilidad y eficacia.

Microsoft 365 con Microsoft Teams

Antes Microsoft 365 se conocía como Office 365 y ahora ha cambiado de nombre para convertirse en una plataforma de trabajo perfecta para coordinar la labor profesional de varios empleados y todo girando alrededor de Microsoft Teams. Además, destaca por sus medidas de seguridad. Es importante comentar que:

• Un 24% de las empresas reconoce que sus empleados han usado redes Wi-fi maliciosas durante su jornada laboral.
• Un 39% de negocios subraya la imposibilidad de implementar sus programas debido a problemas de seguridad provocados por la tendencia BYOD (bring your own device, el uso del dispositivo personal del empleado).
• El 40% de las empresas considera esencial aumentar las medidas de seguridad también en los dispositivos personales de los trabajadores para evitar problemas de seguridad.

El programa de Microsoft se encarga de realizar controles automáticos de manera continua con el único objetivo de reforzar al máximo la seguridad. Los resultados de su uso son:

• Un aumento de la productividad.
• Un ahorro en los costes.
• La posibilidad de editar los documentos de forma virtual por parte de todos los que forman el equipo de trabajo.

La compatibilidad con otras herramientas de Windows es total por lo que esta herramienta funciona como el nexo de unión necesario para aumentar la competitividad.

iWork

Apple dispone de su propia herramienta de teletrabajo desde hace algún tiempo. Se divide en tres aplicaciones distintas: Pages, Keynote y Numbers. Funciona compartiendo las carpetas correspondientes en la nube para que el resto del equipo pueda consultarla.

Igualmente, incluye opciones de mensajería, como iMessage (que permite compartir el escritorio de cualquier ordenador Mac) y de videoconferencia, como FaceTime. Como se indica en el siguiente apartado, la seguridad ha de ser cuidada al máximo para evitar el robo de información confidencial.

VPNs para conectar con el ERP

Como ya se ha indicado, la seguridad es esencial para evitar que los ciberdelincuentes tengan acceso a los datos de la empresa. Así, el uso de una VPN (virtual private network, red privada virtual) ofrece las siguientes ventajas:

• Un acceso remoto cifrado entre el trabajador y la empresa.
• El uso de un único servicio mucho más complicado de atacar que los que se usan habitualmente (FTP, panel de control, etcétera).
• El aumento de la flexibilidad laboral, la conciliación y la productividad de los trabajadores.
• Un control de accesos mucho más fiable.

Para su uso es necesario contar con el apoyo de una empresa, ya que es imprescindible realizar los siguientes cambios:

• Remodelar el diseño de las conexiones de la empresa.
• Configurar los dispositivos de los trabajadores para que se conecten con mayor facilidad. Hay que crear un usuario y contraseña para cada uno de ellos.

¿Es posible gestionar proyectos de teletrabajo con una herramienta?

Sí. Además, hay diversas alternativas que permiten conocer a la perfección el avance de cada proyecto y el trabajo realizado.

• Trello > Tablero virtual en el que es posible ir colocando notas para gestionar las tareas necesarias que ayuden a organizar mejor el equipo correspondiente.
• Asana > Usa etiquetas diversas para el filtrado de tareas.
• Basecamp > Ofrece un calendario mucho más amplio donde es posible establecer las fechas límite y conocer lo que han ido compartiendo los trabajadores durante su trabajo, entre otras opciones.

¿Hay alguna herramienta para medir el rendimiento de los teletrabajadores?

Sí. De hecho, es necesario su uso para confirmar que cada jornada laboral se está llevando a cabo de la forma indicada. Las más destacadas son:

• Focusmate > Detecta los problemas a resolver para que los trabajadores se centren en su resolución.
• Toggl > Cronometra el tiempo utilizado en cada tarea lo que permite al teletrabajador gestionar mejor su tiempo.
• Chimp or Champ > Mide, sin que los teletrabajadores lo sepan, cuál es el ritmo de trabajo y la implicación de cada profesional con su equipo.

Seguridad, rapidez y adaptabilidad

Los tres términos son de enorme utilidad a la hora de elegir las herramientas más adecuadas para cada tipo de negocio, proyecto o equipo de trabajo. Tras leer la información anterior, parece lógico deducir que:

• Es necesario contar con una empresa profesional que revise de forma continua las medidas de seguridad, para comprobar cualquier tipo de error.
• El mantenimiento de los equipos informáticos no solo se debe limitar al de los que se encuentran en la empresa, ha de extenderse a los terminales usados por los teletrabajadores.

Solo así es posible conseguir que cada nuevo proyecto, o que el desarrollo de los que están en marcha, sea siempre seguro. El teletrabajo debe llevar asociado el uso de herramientas tan eficaces como las ya comentadas. Es importante también el apoyo de profesionales que ayuden a convertir el auge del teletrabajo en una opción válida que no ponga en riesgo el futuro de la empresa por culpa de un ataque externo que cause problemas a su credibilidad.

Artículo escrito por Ymant Servicios Informáticos.