Microsoft sigue actualizando Teams, y una de las novedades que más interés está despertando es la de poder exigir a los usuarios que den su consentimiento explícito (permisos) para ser transcritos y grabados durante las reuniones; de hecho, de no hacerlo, los usuarios no podrán hablar, mostrarse o compartir contenido en las reuniones.
Una nueva política basada en la privacidad
La nueva política se dará a conocer a finales de este mes y se irá implementando gradualmente hasta julio, cuando se espera que esté totalmente integrada en la plataforma.
Sin embargo, según una nueva entrada en la hoja de ruta de Microsoft 365, en mayo de 2024, el gigante tecnológico de Redmond también actualizará la política para dar soporte a una nueva política que otorga a los administradores IT el poder de restringir los permisos para descargar transcripciones de reuniones a los usuarios en Teams.
En otras palabras, dependiendo de la situación, los usuarios de Teams no podrán ser propietarios de las transcripciones de las reuniones a las que accedieron.
La política viene con una serie de situaciones únicas que facultan a los administradores hasta el más mínimo detalle: en un caso, sólo los propietarios de las transcripciones pueden descargar estos documentos, y en otras situaciones, el propietario también puede designar a otras personas para que puedan descargarlas.
Política extendida a otros servicios de Microsoft
Es más, esta política de Microsoft Teams también se extiende a la descarga de transcripciones de reuniones dentro de la plataforma Stream, y allí también funciona igual. El propietario decide quién puede descargar los documentos.
Se introducirá un nuevo control para que los administradores IT restrinjan los permisos para la descarga de archivos de transcripción de reuniones (almacenados en OneDrive para la Empresa) para cualquier usuario dentro del tenant.
Esta política se aplica a las nuevas transcripciones de reuniones en toda la organización. Los administradores pueden eximir de la política a las personas que sean miembros de grupos de seguridad específicos. Esto permite a estos especificar especialistas en gobernanza o cumplimiento que deberían tener acceso de descarga a las transcripciones de reuniones.
También estamos actualizando los permisos predeterminados en Teams para que, incluso cuando no se aplique la política, sólo los propietarios de las transcripciones (el iniciador de la grabación o el organizador de la reunión) tengan permiso para descargar o eliminar el archivo de transcripción, mientras que los participantes en la reunión sólo puedan ver la transcripción en la aplicación Teams o en Stream.
Además de la política de permiso de descarga para todo el inquilino, el organizador de la reunión podrá seleccionar en Stream qué participantes tienen restringida la descarga, visualización y edición de la transcripción en Stream.
Microsoft
El hecho de que los usuarios de Microsoft Teams no puedan descargar transcripciones de documentos tiene sus ventajas, e inconvenientes.
Ventajas e inconvenientes
Las ventajas están relacionadas con la privacidad y la seguridad generales de la organización; las desventajas, por supuesto, están relacionadas con los derechos de los empleados. Si un empleado quiere demandar a una determinada organización, por ejemplo, los documentos transcritos podrían ayudar a su caso
Así que, en última instancia, la política adyacente redunda en beneficio de la organización, ya que podría tratar de evitar las amnistías legales de los empleados, en caso de que alguna vez llegue a ese extremo.