Son muchas las conversaciones suscitadas entorno a si Office 365, Microsoft Teams, OneDrive, Exchange o Sharepoint en la nube ofrecen Backup y recuperación de datos o no. La visión de los expertos en seguridad consultados por Cloudmasters es la siguiente, «cualquier empresa con dependencia de sus datos, exposición económica a la continuidad de negocio o alta responsabilidad legal precisa un sistema de respaldo y recuperación de la información almacenada en los servicios Office 365».
Office 365 no incluye Backup
El servicio Office 365 ofrece redundancia geográfica de almacenamiento, como salvaguarda de pérdidas que se puedan producir por causas de su servicio. La mayoría de expertos en seguridad afirman que eso no es Backup, de hecho, afirman que Office 365 no garantiza la recuperación de datos propiedad del usuario ni ofrece ningún SLA (Service Level Agreement) al respecto. Bajo esta perspectiva existen multitud de escenarios que podrían ponen en riesgo los datos y no están cubiertos bajo el modelo de redundancia Geográfica.
Escenarios en los que contar con un Backup independiente resuelve situaciones críticas:
1. Borrado malicioso
Borrado o eliminación de datos, evidencias o cualquier información por parte de usuarios internos. Empleados despechados o bajo investigación suelen ser los potenciales peligros en cuanto a la eliminación de información con dolo manifiesto.
2. Borrado Accidental
Todos estamos expuestos a borrados accidentales, algunos de ellos llevará semanas de descubrir ya que en muchas ocasiones no nos damos cuenta del borrado accidental hasta que tratamos de recuperar la información. A esto se suma las diferentes capacidades tecnológicas de los distintos empleados, lo que pone en manos de personal más o menos habilidoso el posible borrado accidental de datos importantes.
3. Ataques Ransomware
Cuando se produce un ataque con encriptación de dispositivos la necesidad de un backup independiente al sistema de producción junto con un protocolo testado de recuperación es la diferencia entre la solución y el caos.
4. Corrupción de ficheros
Es más habitual de lo deseable que ficheros que funcionaban correctamente se corrompan por cualquier razón y se conviertan en inaccesibles o irrecuperables. La única forma de acceder a la información corrompida de los ficheros es recuperando un backup en un punto temporal concreto y de forma controlada.
5. Arrepentimiento
Es una escenario más común de lo que parece. Se da cuando un usuario borra un documento que piensa no volver a necesitar nunca más, sin embargo semanas o meses después necesita recuperarlo por alguna razón que no contempló en el momento de borrado.
6. Necesidad legal
Todas las empresas precisan poder acceder a datos para cubrir sus obligaciones administrativas/legales y así mismo para defenderse en casos de denuncia sobre acontecimiento pasados en los que la información guardada sirva como prueba o evidencia. Los procesos que involucran recursos humanos, gestión de datos y confidencialidad de clientes, o disputas financieras son algunos de los escenarios en los que no contar con un buen sistema de backup puede salir caro.
Conclusiones
Parece claro que todo depende del nivel de criticidad de los datos de cada empresa, pero sin duda a partir de cierto tamaño, exposición económica a la continuidad de negocio y responsabilidad legal es indispensable contar con un sistema de respaldo y recuperación.
En cuanto a los datos que maneja Office 365 y que almacena en servicios como Exchange, OneDrive, Sharepoint o Teams en la nube es importante reseñar que dentro de los compromisos del servicio Office 365 (Microsoft 365) no está la protección de los datos ni su recuperación ante ataques y pérdidas.
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