Cuando estamos trabajando y necesitamos colaborar a nivel documental con compañeros o con personas externas a nuestra organización, utilizamos mecanismos como la compartición de archivos de OneDrive o incluimos a los miembros invitados en Microsoft Teams para colaborar recurrentemente sobre distintos archivos.
Pues bien, cada vez más, nos encontramos con esa necesidad a la hora de colaborar con informes desarrollados en Microsoft Power BI entre compañeros o incluso entre usuarios de diferentes entornos.
¿Cómo colaborar con tus informes de Power BI?
Veamos a continuación qué alternativas tenemos a la hora de compartir el contenido del servicio de Power BI.
Compartir con compañeros de una misma organización
Opción 1 | Compartir un solo informe
Opción 2 | Dar acceso a un área de trabajo
Opción 3 | Generar una App y distribuirla en la organización
Si tu colaboración es recurrente, la primera opción no sería la adecuada, ya que perdemos el foco de qué informes tengo compartidos y con quién.
Aquí aplicaría la misma buena práctica que la compartición entre OneDrive, Teams y SharePoint:
- Si vas a compartir puntualmente, esta primera opción estaría bien
- Si vas a colaborar en diversos informes, vais a realizar modificaciones en los mismos, tenéis que trabajar conjuntamente entre los diferentes informes y paneles, entonces tu mejor opción sería la segunda
- Si lo que necesitas es distribuir informe, panel y conjuntos de datos “paquetizados” a modo de solución, para su consumo visual por los usuarios, entonces la tercera sería tu mejor opción
Compartir con usuarios externos a nuestra organización
En este sentido, también podrás utilizar las tres opciones que hemos explicado anteriormente, pero con una serie de consideraciones:
Opción 1 | Compartir un solo informe
Se permite agregar usuarios invitados a nivel de Power BI o bien se agregan a nivel de Tenant.
Opción 2 | Dar acceso a un área de trabajo
A nivel de la administración de Power BI se permite a los usuarios invitados acceder y/o gestionar contenidos de Power BI.
Opción 3 | Generar una App y distribuirla en la organización
Que los usuarios dispongan de licencia Pro o Premium (tanto quien comparte el contenido, como quien va a consumir ese contenido)
¿Cuál es la experiencia de los usuarios invitados al visualizar y acceder al contenido de Power BI?
En este sentido y retomando las tres opciones de compartición que hemos comentado antes:
Opción 1 | Compartir un solo informe
Si se ha compartido un informe, recibirá un correo (el usuario invitado) con un vínculo desde el que poder acceder al informe:
Opción 2 | Dar acceso a un área de trabajo
Sin embargo, si lo que hacemos es darle acceso al Workspace, deberemos compartirle la URL del site del Workspace para que pueda acceder (habiendo dado previamente acceso al Workspace):
*Todavía no existe el «botón» de Compartir un Workspace.
Para mi gusto, esta forma de compartir una URL todavía puede ser mejorable. Y ya será el sumum cuando se permita también desde Power BI una navegación entre entornos.
Opción 3 | Generar una App y distribuirla en la organización
Si lo que queremos es compartir una aplicación de la organización con usuarios externos, en el momento de configuración de la App, incluiremos el acceso a los usuarios o grupo de personas específicas, pudiendo incluir aquí a los usuarios externos a la organización:
Y tú, ¿con que alternativa te quedas a la hora de compartir el contenido del servicio de Power BI?
Artículo escrito por Rocío Romero López, Cloud Solutions Specialist en ENCAMINA.