La digitalización es un factor clave para el crecimiento de los negocios y muy especialmente en la última década. La computación en la nube y la proliferación de soluciones flexibles y adaptables está transformando por completo el mundo pyme. No obstante, existen grandes diferencias entre sectores de actividad. En este sentido, la adopción de una estrategia digital es uno de los principales desafíos de los despachos de abogados y asesorías.
Retos y soluciones para el sector de la abogacía
Una solución que se adapte a los procesos propios del sector de la abogacía aporta enormes beneficios a los despachos y asesorías. Desde un mayor control del negocio a un ahorro de tiempo y aumento de la productividad de los abogados y abogadas.
Pero ¿cómo debe ser esa solución? Veamos algunos de los principales retos tecnológicos y soluciones digitales para el sector de la abogacía.
Seguridad
En primer lugar, debe ser una herramienta que cumpla todas las garantías de seguridad y compliance. Es decir, un software que proteja la información sensible que se maneja en los despachos y asesorías, tanto de amenazas externas como internas. Para ello debe contar con tecnología que fortifique la ciberseguridad y con un acceso a la herramienta jerarquizado en roles y permisos. De esta forma, los datos sólo serán accesibles a las personas autorizadas.
Agilizar los procesos
Por otro lado, se necesita una herramienta que ahorre tiempo al personal del despacho y reduzca el margen de error en actividades tales como la gestión de expedientes históricos. Se requiere una solución que haga accesible toda la información y conecte las diferentes áreas de la empresa a través de una única plataforma. Así, se ahorrarán tiempo y recursos que podrán ser destinados a otras tareas.
Gestor documental
Asimismo, es necesario que cuente con una plataforma de gestión documental donde los abogados y abogadas puedan compartir documentos y colaborar en tiempo real en los mismos. La organización y la accesibilidad son cruciales en la gestión documental. La plataforma ideal es la que además permite compartir ciertos documentos con terceros ajenos a la organización respetando siempre estrictas políticas de seguridad.
Conocer la rentabilidad del despacho
También es importante que la herramienta para la gestión del despacho o asesoría permita a los abogados y abogadas imputar sus gastos y horas por cliente y/o expediente. La rentabilidad del despacho puede medirse fácilmente con una automatización del proceso de facturación y un control continuo de presupuestos y tiempos.
Control de los expedientes
Otro punto importante que debe contemplar una solución para despachos de abogados y asesorías es la gestión técnica de todo lo referente a un expediente desde un único lugar. De esta forma, es posible hacer un seguimiento completo de los casos y encontrar con facilidad información relacionada que puede ser de utilidad.
Gestión económica y financiera
Llevar un control en tiempo real de la situación financiera del despacho permite agilizar los procesos automatizando pagos y cobros y obtener con rapidez información sobre impagos. La previsión de tesorería permite que el negocio pueda crecer en base a decisiones fundamentadas. Además, es interesante que la plataforma que te ofrezca estas funcionalidades sea multidivisa y pueda operar en varios países.
Productividad del abogado/a
La solución debería centralizar toda la información en una única herramienta de tal forma que los abogados y abogadas tengan más accesible todo lo referente a sus casos y expedientes tramitados. Además, esto permite crear una visión del cliente mucho más amplia y con una trazabilidad histórica.
Por otro lado, se debe dotar al despacho de herramientas que permitan trabajar en remoto y conectarse desde cualquier lugar con el equipo, los clientes y obtener la información que se requiera.