En 2019, la actualización de la Ley de Trabajo en España trajo consigo numerosos cambios, entre ellos, la publicación de una nueva Ley de Control Horario (R.D. Ley 8/2019). La implantación de esta nueva Ley modificó, casi por completo, el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de la jornada de trabajo y todas las empresas, grandes y PYMES, se vieron obligadas, en poco tiempo, a cumplir con los requisitos pautados en el documento. Un año y medio después, gran parte de las empresas españolas aún no se han adaptado correctamente a esta Ley enfrentándose así, a sanciones y multas que pueden ir desde los 625€ a los 6.230 €.
Fontventa SL, una consultoría tecnológica trasversal con más de 25 años de experiencia en el sector ha desarrollado una innovadora aplicación, denominada Track People, que permite, a cualquier empresa, adaptarse a la Ley de Trabajo vigente de una forma fácil, rápida y eficaz.
Entrevistamos hoy a Noel Revuelta, CIO y Director de Proyectos en Fontventa y uno de los responsables de desarrollo de Track People.
¿Cómo y por qué surge en Fontventa la idea de crear Track People?
Track People nace justo hace un año y medio como consecuencia directa de la publicación de la nueva Ley de Trabajo en España.
A raíz de esta situación, muchos de nuestros clientes de consultoría tradicional, nos comentaron que les preocupaba no tener ni el tiempo ni los recursos necesarios para poder adaptarse a dicha Ley. Nos plantearon así la idea de poder disponer de una herramienta sencilla que les permitiera cumplir con la Ley sin tener que complicarse demasiado y así lo hicimos.
La creación y desarrollo de Track People ha supuesto todo un reto, puesto que surge de una forma completamente diferente al de la mayoría de nuestros proyectos. Track People se ha desarrollado, desde el principio, como un servicio propio cuando, de forma habitual, los proyectos en los que trabajamos son la solución tecnológica hecha a medida, frente al problema que nos plantean nuestros clientes.
¿Cómo fue el proceso de creación y desarrollo de esta nueva aplicación?
A la hora de crear y desarrollar la aplicación, tuvimos muy claro qué tecnologías íbamos a utilizar y de qué forma queríamos hacerlo. Somos Partners de Microsoft desde hace tiempo y confiamos plenamente en todas las herramientas y servicios que ofrecen puesto que, gran parte de ellas, están plenamente adaptadas a nuestro trabajo diario.
De esta manera, elegimos Azure para alojar los servicios de Track People y desarrollamos la aplicación en .net, como la mayoría de las soluciones tecnológicas que hemos llevado a cabo con éxito para nuestros clientes. Está comprobado que estas herramientas, junto a otras como Visual Studio, nos permiten ser más productivos y crear productos más robustos y muy bien estructurados que son capaces de escalar de una forma muy sencilla.
¿En qué consiste la nueva Ley de Control Horario y cómo puede Track People ayudar a las empresas a cumplir con ella?
Este Real Decreto-Ley tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada laboral, de crear seguridad jurídica tanto los trabajadores como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Para cumplir con estos objetivos, todas las empresas españolas están obligadas a:
- Registrar, de forma obligatoria las entradas y salidas de sus trabajadores de forma diaria, analizable, fiable e inmutable desde el 12 de mayo de 2019
- Registrar las pausas durante la jornada laboral. No es obligatorio, pero sí recomendable para justificar de forma fehaciente las horas efectivas del empleado ante una inspección de trabajo
- Conservar, durante 4 años, todos los registros, aunque el trabajador ya no trabaje en la compañía
En este sentido, Track People ofrece una serie de herramientas para garantizar que se cumplan dichos objetivos de la forma más eficaz y eficiente posible.
Track People, ofrece al usuario una gran variedad de funcionalidades que, junto al registro horario, nos permiten obtener la gestión completa del tiempo del trabajador en la empresa. Información muy útil no sólo para cumplir con la Ley sino para el correcto desarrollo de la actividad de la compañía, sea cual sea el sector o el servicio que ofrezcan.
¿Qué funcionalidades nos ofrece la aplicación de Track People?
Inicialmente si es cierto que creamos la aplicación exclusivamente para registrar el control horario, pero poco a poco, nos dimos cuenta de que, el tiempo que invierten los trabajadores de una empresa durante la jornada laboral no puede reducirse a fichar a la entrada y a la salida del mismo. Con este pensamiento, comenzamos a desarrollar y añadir nuevas funcionalidades a la aplicación tales como:
- Control de presencia y horario
- Permisos y bajas
- Gestor de vacaciones
- Módulo de comunicados
- Calendario laboral
- Sección de Team, en la que actualmente estamos trabajando
Desde el principio teníamos claro que queríamos que Track People fuera muy innovadora tecnológicamente al mismo tiempo que sencilla y fácil de utilizar para todo el mundo. Gracias al trabajo en equipo y a la gran variedad de tecnologías y herramientas que nos ofrece Microsoft, hemos sido capaces de alcanzar con éxito ambos objetivos.
¿Qué diferencia a Track People de otras aplicaciones de control horario del mercado?
Track People es una aplicación fácil, sencilla y amigable. No es necesario ser un erudito de las tecnologías para poder utilizarla y es una muy buena forma de gestionar el tiempo de los empleados sin tener, para ello, que perderlo. Es una herramienta muy útil para empresas con altas cargas de trabajo que necesitan un sistema sencillo y rápido de control horario que se adapte a la nueva Ley.
Otra diferencia competitiva, según los usuarios de Track People, es la política de licencias. Se trata de una política muy clara y abierta con respecto a los costes. La aplicación ofrece dos tipos de licencias muy económicas, sin compromiso de permanencia ni costes ocultos. Tampoco la instalación tiene ningún coste y una ventaja muy útil, especialmente para empresas cuyo número de empleados tiende a fluctuar, es que la aplicación sólo se paga por número de empleados en activo.
Entre otras muchas funcionalidades, Track People intenta velar para que se cumpla la jornada laboral establecida por la empresa, pero no es, ni mucho menos, una herramienta de control, sino una especie de Portal del Empleado que permite flexibilizar la jornada laboral del trabajador favoreciendo así su comodidad y compromiso con la empresa al mismo tiempo que rebaja la carga de trabajo de los responsables de las compañías con respecto al tema del control horario y la gestión del tiempo de sus empleados mientras se encuentren en el puesto de trabajo cumpliendo, además, con la Ley vigente.
De cara al próximo año, ¿qué nuevos retos os plantea Track People?
Como comentaba anteriormente, de cara al futuro cercano estamos trabajando en un módulo de Team que permite mejorar la comunicación entre todos los empleados, especialmente en estos momentos en los que el teletrabajo ha pasado a ser una forma más de empleabilidad. Si accedemos a este módulo de Track People podemos ver la disponibilidad de cada miembro, comunicarnos con ellos a través de whatsapp, Teams o teléfono móvil y otras muchas funcionalidades que no hacen más que favorecer la comunicación interna de la compañía y las relaciones interpersonales entre los propios empleados y los empleados y responsables.
Otra acción en la que estamos trabajando actualmente, a través de Microsoft, es en el desarrollo de un plugin para Outlook. Este plugin te permite crear interactividad entre Track People, el directorio de trabajadores y el propio Outlook mejorando la comunicación entre todo el equipo o entre los diferentes departamentos de la empresa.
¿Qué importancia tiene la digitalización del control horario ahora que el teletrabajo se ha implantado en la mayoría de las empresas?
Venimos de muchas décadas de presencialismo obligado en el trabajo. Un presencialismo que, muchas veces, se ha identificado con la idea de productividad cuando, en muchas ocasiones no es así.
Todo este tiempo apostando por una sola forma de trabajar, genera mucha desconfianza, ahora que el teletrabajo ha llegado para quedarse. Track People, a través de sus múltiples funcionalidades, te permite medir presencialidad y productividad y crear, a través de ellas, una conjunción positiva. Track People te permite saber si una persona está trabajando o no, en qué tiempos, si está en una pausa, si puedes o no comunicarte con ella y, todo ello, complementado con el trabajo efectivo. Conseguimos así, un modelo de trabajo más eficaz y responsable para todos, incluso trabajando a distancia, puesto que la aplicación también está diseñada para mejorar la comunicación interna de la compañía a través del módulo de Comunicados o de Team.
Por supuesto, no podemos olvidarnos de mencionar que toda la información recopilada durante el proceso de registro horario es personal y, por tanto, muy sensible y delicada. Es por este motivo, muy importante, mantenerla siempre en un lugar seguro y bien protegida. ¿Qué mejor forma de hacerlo que a través de una aplicación cuya información se almacena automáticamente en la nube y vela por la privacidad y confidencialidad del usuario? Olvidémonos de las hojas de papel que pueden romperse, perderse o cuya información está disponible para cualquier persona que la tenga en su poder. Es el momento de apostar por la digitalización de las tareas y comenzar así, la transición hacia una gestión digital del tiempo.
En resumidas cuentas, Track People permite a cualquier empresa huir de las sensaciones y apostar por la eficiente y eficaz gestión del tiempo durante la jornada laboral de sus trabajadores cumpliendo con la Ley de Trabajo actual de una forma rápida y sencilla, en cualquier momento y desde cualquier lugar.