Todo sabemos que la búsqueda y posterior elección de un nuevo ERP, es una tarea que puede llegar a ser ardua, es por eso que vamos a darte 9 criterios en los que basarte cuando decidas comenzar el proceso de cambio de ERP.
Los softwares de gestión son una herramienta que utilizan prácticamente casi todas las personas de la empresa, sea cual sea su puesto, ayudándonos a conseguir nuestros objetivos.
El ERP influirá directamente en nuestra productividad y competitividad, por tanto, seleccionar el adecuado para nuestro negocio, es una de las decisiones más importantes que debemos tomar y esta tiene que ser acertada.
Estos son los 9 criterios clave que debes seguir a la hora de elegir un ERP para tu empresa:
Criterio Nº 1 | Necesidades
Este es probablemente el criterio más importante y también el más complicado. Para ello, hay que identificar las necesidades reales, las funciones esenciales y las cualidades necesarias que debe tener tu ERP.
Para ayudarnos a definirlas, nos puede ayudar realizar las siguientes preguntas en voz alta:
- ¿Cuáles son los puntos débiles de su software de gestión actual?
- ¿Nuestros clientes están sufriendo debido a estas carencias?
- ¿Nuestros empleados están soportando estas deficiencias?
- ¿Cuáles son los planes de nuestra organización para los próximos 10 años?
- ¿Cuáles son los puntos fuertes de nuestro software actual? Es necesario reconocer lo que funciona bien para no perderlo con el cambio
Estas preguntas deberían ser realizadas a todos los colaboradores que ocupen un puesto clave dentro de la organización. Los puestos de gerencia, director financiero, director de producción, ventas y marketing, almacén, técnico de campo, entre otros, estos puestos son clave y cambiarán en función nuestra empresa y sector.
Una vez hayamos recopilado toda la información, habrá que clasificarlas: las más críticas, las más importantes, las secundarias, etc. El ERP escogido debe cubrir todas las necesidades críticas y la mayoría de las necesidades más importantes.
Criterio Nº 2 | Coste
La típica pregunta del ¿cuánto cuesta? nos obsesiona y suele ser frecuente realizarla desde la primera toma de contacto que tenemos con un proveedor de software. Sin embargo, la pregunta que realmente tenemos que hacernos es ¿cuál es mi presupuesto? ¿cuánto puedo gastar y cuanto estoy dispuesto a invertir en el software de gestión?
Para poder respondernos a la pregunta, debemos evaluar y analizar el retorno que se espera de la inversión, con el cambio del ERP, incluyendo los ahorros operativos y la mejora que se logrará de las ventas.
Un ERP tiene que ayudarnos a ser más productivos y competitivos, si no es así puede llegar a ser un lastre.
Criterio Nº 3 | Sostenibilidad del ERP
Cambiar de ERP, como hemos comentado anteriormente, supone una inversión importante para nuestra compañía, e invertir significa sobrevivir en el tiempo. Es por eso, por lo que debemos asegurarnos su durabilidad a largo plazo.
Por tanto, nuestro ERP tiene que ser capaz de acompañarnos allá donde queramos llegar en los próximos años, aunque ni siquiera sepamos todavía donde es.
Los softwares de gestión multinacionales, como Microsoft Dynamics 365 Business Central nos dan la tranquilidad y la seguridad de su perpetuidad, es decir, si en algún momento determinado nuestro proveedor no pudiera continuar dándonos soporte, otro Partner nos lo podría ofrecer.
Sin embargo, no es lo mismo cuando nuestro proveedor es una empresa local o un solo programador. Por ello, hay que evaluar muy bien los riesgos que podamos tener y evaluar la durabilidad del software y del proveedor.
Algunas de las preguntas que nos deberemos hacer son:
- ¿Es una empresa estable y rentable?
- ¿Qué líneas de negocios tienen?
- ¿Qué peso tiene la línea de software dentro de ellas?
- ¿Cuántos clientes tienen?
- ¿Qué edad media tiene el equipo y la gerencia de esa empresa?
- ¿Seremos dueños de las fuentes?
Criterio Nº 4 | Integración con otras herramientas
Este criterio, además de ayudarnos a tomar la decisión del cambio de ERP, coincide con una de las ventajas que tiene un software verticalizado.
Y es que un ERP debe de ser ágil y flexible. La facilidad de integración con otras herramientas es clave.
Según en el sector en el que nos encontremos, existirá la necesidad de integrar el ERP con herramientas externas como el EDI, el Automata, etc. Por tanto, que el ERP este ya preparado o preconfigurado para hacer las integraciones será un plus para su elección.
Criterio Nº 5 | Tipo de industria
El sector de nuestra actividad es clave para el cambio de ERP. Determinados sectores requieren elementos específicos y el software de gestión elegido debe adaptarse por completo al tipo de industria de nuestra compañía.
Esto puede significar optar por un ERP verticalizado, ya que hay algunos que son muy especializados, mientras que otros pueden adaptarse a un ámbito muy amplio.
En definitiva, para encontrar el adecuado, debemos hablar con otras empresas del sector y empresas similares para conocer su ERP. Además de dedicar algunas horas en sus oficinas y así ver cómo funcionan con él, en el día a día.
Criterio Nº 6 | Soporte, asistencia y formación
El ERP en sí es importante, pero igual de importante o más es la empresa que lo distribuye.
Un criterio fundamental para elegir un ERP es el soporte y asistencia que nos ofrecen una vez realizada la formación y el software ya está implantado y funcionando.
- ¿Qué puedo hacer ante una incidencia?
- ¿Dependeremos de un solo consultor?
- ¿Tienen un departamento de soporte?
- ¿Tienen alguna herramienta concreta de soporte?
- ¿Cuál es el tiempo medio de resolución de las incidencias?
Debemos asegurarnos de tener soporte remoto disponible durante todo el horario laboral.
A parte del soporte y la asistencia, también debemos optar por aquellas empresas que tienen un sistema de formación continua para los usuarios finales del ERP.
Criterio Nº 7 | ¿Local o en la nube?
Ante esta pregunta, no hay una respuesta correcta o incorrecta, ya que dependerá de lo que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Sin embargo, es un criterio a tener en cuenta a la hora de cambiar de software.
Si se elige alojar el ERP de manera local, hay que asegurarse de que las infraestructuras lo permitan o saber que requisitos son los que tiene que cumplir en el caso de que no sea así. Por ello, el proveedor del ERP deberá proporcionarnos los requisitos técnicos.
En cambio, si se ha elegido alojar el ERP en la nube, lo normal es que el proveedor sea el encargado del mantenimiento, actualizaciones y copias de seguridad de los datos. Por tanto, hay que asegurarse de que la ubicación es segura.
Criterio Nº 8 | Equipo interno
Otro de los criterios claves y a tener en cuenta a la hora del cambio de software de gestión, es la facilidad o dificultad de adopción de los usuarios finales de nuestra compañía. Ya que estos tendrán que convivir con el ERP durante los próximos años.
Por tanto, habrá que hacer una evaluación del nivel tecnológico de los usuarios desde dentro de nuestra empresa. También es importante contar con un responsable de proyecto dentro de la organización, que soporte el peso del proyecto y sirva de soporte a sus propios compañeros, ayudando y dando apoyo a aquellos usuarios que más dificultades puedan llegar a tener con el uso del nuevo programa.
En cualquier caso, es importante mostrarles las ventajas que traerá el cambio de ERP y prepararlos para que aprendan y se acostumbren a usar la nueva herramienta. Todo esto, es algo que, a priori, parece algo obvio, pero no sería el primer caso que un equipo de personas que se han quedado anticuadas en el tiempo y poco flexibles, echan para atrás un proyecto de cambio de software que podría haber beneficiado a la empresa.
Criterio Nº 9 | Software vertical o horizontal
El ERP perfecto no debería nunca requerir ninguna personalización, pero a veces según el tamaño y el sector de nuestra empresa esto no es factible. Por ello, a la hora de cambiar nuestro sistema de gestión, este criterio junto con el de nuestras necesidades, es el más importante.
Hay que tener claro que es lo que queremos, un software vertical que nos aporte toda la funcionalidad y experiencia de nuestro sector o por el contrario un software estándar con desarrollos a medida y personalizado al 100% para nosotros.
Puedes conocer más detalles sobre las diferencias de un ERP horizontal y vertical en este artículo: ¿Cuáles son las diferencias entre un ERP horizontal y vertical?
Y estos son los que consideramos que deben ser los 9 criterios clave de selección que te ayudarán elegir el mejor software de gestión o ERP para tu empresa.
Si te basas en cada uno de ellos y observas el proyecto de manera global, teniendo en cuenta tus necesidades, el equipo que te acompaña y pronosticando donde estará tu empresa en el futuro, conseguirás elegir el proveedor y el ERP que te acompañen en el camino del éxito durante los próximos años.
Artículo escrito por AYANET TIC