Hace poco más de un mes, os anunciábamos la presentación de Microsoft Viva, una nueva plataforma de experiencia del empleado, en la que Microsoft apuesta por la productividad y bienestar en el trabajo.
La compañía de Redmond anunció el conjunto inicial de módulos de esta nueva plataforma flexible y ampliable, que permite a los clientes integrar los sistemas y herramientas de experiencia con los que ya cuentan. Estos módulos iniciales son: Connections, Insights, Learning y Topics. De este último es del que os venimos a hablar hoy.
Microsoft Viva Topics
Viva Topics nos permite aprovechar los conocimientos y talentos de la organización, compartiéndolos con otros empleados en las aplicaciones que utilizan a diario. Podríamos decir que es como un Wikipedia con superpoderes, ya que la herramienta tiene integrado IA para toda la organización, por lo que organiza automáticamente el contenido y experiencia de la compañía en categorías relevantes como, por ejemplo: proyectos, productos, procesos y clientes.
Viva Topics nos permite ayudar a solucionar un importante problema comercial presente en muchas empresas, proporcionando información valiosa a los usuarios cuando la necesitan, veamos un ejemplo.
Los nuevos empleados necesitan obtener y conocer mucha información nueva en el menor tiempo posible. Seguramente, este nuevo empleado se encuentre con términos que no conoce al leer distinto contenido de la compañía. Para obtener más información sobre estos términos, es posible que el usuario deba dejar lo que está haciendo y dedicar su valioso tiempo a buscar e investigar los detalles, como información sobre qué es el término, quién en la organización es un experto en la materia y sitios y documentos relacionados con el término.
Lo que hace Microsoft Viva Topics es ordenar los datos, cuando realicemos una búsqueda con una frase o un tema como estos:
- Proyecto
- Evento
- Organización
- Ubicación
- Producto
- Trabajo creativo
- Campo de estudio
Recopilará toda la información y te mostrará:
- Nombres y acrónimos alternativos
- Breve descripción del tema
- Personas que puedan tener más información sobre el tema
- Archivos, páginas y sitios relacionados con el tema
¿Qué roles hay en Viva Topics?
Administradores de conocimientos
Son los usuarios que administran los temas de su organización. Los administradores de conocimientos deben coordinarse con todas las partes interesadas de Viva Topics dentro de su organización para saber cómo configurarlo. Por ejemplo, si un proyecto nuevo contiene información confidencial, el administrador de conocimientos debe estar informado y asegurarse de que el sitio de SharePoint en el que se encuentre la información confidencial no se rastree para los temas o excluir nombres de temas específicos.
Visor de temas
Son los usuarios de tu organización que pueden ver los temas resaltados en su sitio de SharePoint, Microsoft Search a través de SharePoint y Office.com y el centro de temas.
Colaboradores de temas
Son usuarios de la organización que, además de los permisos de visor de temas, también pueden editar un tema existente o crear temas nuevos. Este es un rol muy importante, ya que gestiona la «curación» manual de la información de una página de tema (tanto con IA como proporcionada manualmente) para garantizar su calidad.
¿Cómo preparar tu entorno para Viva Topics?
Para sacar el máximo provecho de Viva Topics, es conveniente incluir el mayor contenido posible para la detección de temas, de modo que podamos disponer de un conjunto de temas amplio para nuestros usuarios. Cuanto más contenido tengamos, mejor será la información que la inteligencia artificial pueda descubrir.
En este artículo de Microsoft, podréis encontrar una guía de los pasos de planificación para asegurarte que estás incluyendo el contenido apropiado, y que tienes las personas y los recursos adecuados para crear una buena experiencia para tus usuarios.
¿Qué licencia necesitamos para Viva Topics?
Para poder añadir el addon de Viva Topics, debemos tener licencia para uno de los siguientes programas:
- Microsoft 365 F1, F3, E3, A3, E5 o A5
- Office 365 F3, E1, A1, E3, A3, E5 o A5
- Microsoft 365 Empresa Básico, Estándar o Premium
- SharePoint K, plan 1 o plan 2
¿Qué idiomas admite Viva Topics?
Actualmente, Microsoft Viva Topics ofrece únicamente soporte en inglés, pero se planea agregar soporte para español, francés y alemán durante la segunda mitad de 2021.
A continuación os dejamos un video en el que podéis ver cómo Viva Topics aplica la IA para dotar a nuestros usuarios de conocimientos y experiencias en las aplicaciones que utilizan a diario, conectando, gestionando y protegiendo el contenido en todos los sistemas y equipos.
Artículo escrito por Paula Grijalva Paredes, Microsoft 365 Solution Specialist en GTI Software & Networking