Esta semana trataremos un tema que nos habéis estado preguntando por redes sociales: ¿Cómo crear una reunión con externos en Microsoft Teams? Aunque podéis consultar los vídeos de cómo crear una reunión, con este especial de dos capítulos en #TeamsAlDia trataremos de explicar cómo crear una reunión con externos dándoos dos soluciones: creándolas en Teams o directamente en Outlook.
Reuniones con externos
Las reuniones en Teams son una forma ágil y eficiente de llevar un control de con quién y para qué nos reunimos, además de permitir posteriormente trabajar sobre ellas y hacerles un seguimiento (especialmente si las asociamos a un canal), a diferencia de las videollamadas.
Microsoft Teams te permite invitar a personas ajenas a su organización, incluidas aquellas que no tienen una licencia de Teams. Lo único que necesitas es su dirección de correo electrónico completa para invitarlos.
Crear reunión con externos: calendario
Para crear una reunión con personas externas a tu organización utilizando directamente la aplicación de Teams, sólo tenemos que seguir estos pasos:
- Nos vamos al menú lateral y clicamos en Calendario
- En la parte superior derecha, pulsamos el botón Nueva reunión
- En el campo de asistentes, tanto en obligatorios como opcionales, escribimos el primer correo electrónico de la persona con la que tengamos la reunión
- Nos aparecerá este desplegable que tenemos que clicar. Es necesario que repitamos este proceso con todos los usuarios externos
- Después de rellenar el resto de los datos (como título, fecha, etc.), clicamos en Guardar
Este proceso puede resultar farragoso si tenemos muchos invitados externos, por lo que, en el próximo capítulo, os mostraremos otro modo de hacerlo sin necesitar de “confirmar”, uno por uno, a todas estas personas.
Si quieres más información o una guía paso a paso sobre este modo, te dejamos este videotutorial de Keykumo:
Sácale todo el partido a Microsoft Teams
Tanto si estás empezando con Teams como si quieres mejorar en su uso, desde Keykumo te ofrecen todo el apoyo que necesitas para que Microsoft Teams se convierta en tu mejor aliado en el modern workplace: formaciones online, integraciones personalizadas, configuración de bots y mucho más están al alcance de cualquier empresa a un email o una llamada.
Artículo escrito por Eva O. – Online Presence Manager en Keykumo.