Microsoft Office 365 es el servicio Cloud profesional y de pago con mayor número de usuarios del mundo. En Octubre de 2019 superó la barrera de los 200 millones de usuarios a nivel mundial, y la cifra no deja de subir a razón de 4 millones de usuarios nuevos al mes, algunos le sacan partido (Montaigne dixit)
Esto significa que Microsoft el primer día de cada mes y sin necesidad de realizar nuevos esfuerzos comerciales genera nada menos que 200 millones de pequeñas facturas, en una progresión geométrica que explican el porqué del valor futuro de la compañía reflejado su cotización bursátil.
«la ecuación de personal poco cualificado en Office 365 y la falta de reglamento de uso es sinónimo de fracaso»
Que Office 365 es una plataforma y su éxito es total no parece tener ninguna duda. Hoy queremos cuestionar si las empresas y los empleados están realmente sacando partido a esta super-tecnología. Tras muchas conversaciones con compañías y usuarios así como comprobaciones con nuestros propios ojos, la respuesta es que…desgraciadamente no se está sacando el partido potencial a Office 365 en la mayoría de los casos.
La mayor parte de las empresas y sus empleados siguen viendo en Office 365 una versión avanzada de la tradicional suite Microsoft Office. Un enorme porcentaje de profesionales siguen haciendo el 95% de su trabajo con las tradicionales «desktop apps», Outlook (ese gran agujero negro del siglo XX), Excel, Word y Power Point.
Office 365 hereda el nombre de una suite de productos, pero no es una suite de productos sino una plataforma de servicios, sin embargo, se sigue usando como si se tratase de productos individuales que ha sido adquiridos de forma grupal.
¿Estas sacando partido a Office 365?
En realidad la respuesta es «no» casi desde el inicio del cuestionamiento, ya que la mayoría de los usuarios ni si quiera sacaban partido a las versiones on-premise de Office, cuanto más decir cuando los nuevos servicios Office 365 requieren de nuevos procedimientos, cultura y conocimientos de uso.
Hay algunas preguntas clave que mostrarán rápidamente si tu o tu equipo usa intensamente la tecnología a su alcance, en particular Office 365.
1.- ¿Cuantas horas de formación has recibido sobre las funcionalidades e interacciones con Office 365?
Normalmente la tecnología se despliega, se podría decir se arroja pero diremos se despliega que suena mejor. Se entrega a los usuarios de forma que la empresa puede contar a sus clientes y accionistas que han invertido en nuevas tecnologías y en modernización del puesto de trabajo.
Después del despliegue, antes por supuesto que no, casi nunca se hace un plan correcto de formación, no se suele incluir al equipo de RRHH (a drede) en la tarea de transformar a los empleados, y si acaso se entrega un cursillo rápido de como usar el nuevo Office 365 y alguna documentación on-line para que cada cual se busque la vida. Empezando por los directivos y siguiendo por los empleados, las primeras impresiones de la nueva tecnología es que «…es igual a la anterior pero ahora no encuentro nada».
Si este caso te suena, evidentemente no estás sacando partido a Office 365 y estás lejos de hacerlo, por lo que recomendamos para,r analizar lo que está pasando y pedir ayuda.
2.- ¿Qué modelo de archivado y compartición de datos tienes?
Si esta pregunta te suena a chino, posiblemente no estés sacando partido a la tecnología a tu alcance. Con Office 365 tenemos a nuestra disposición un increíble panorama de compartición de datos, información, archivos, … pero para hacerlo se debe diseñar un modelo de como se almacena, comparte y securiza esa información.
Algo tan simple como definir el modelo de coordinación/acceso/modificación de archivos entre servicios como Sharepoint, Teams y One Drive, el modelo de respaldo, la definición de las vías y permisos de acceso de cada usuario a los archivos, qué datos se pueden o no se pueden compartir, qué información no se debe anexar físicamente en correos, qué información no debe tenerse sincronizada en local, quién controla y administra los archivos del sistema de forma centralizada, quien se responsabiliza de fugas/pérdidas de datos… Si estos elementos no los tienes bastante controlados es muy probable que no le estés sacando todo el partido a Office 365, es más es probable que estés incurriendo en riesgos con la información y datos.
3.- ¿Qué reglas de uso tienes?
Cuándo usar Outlook, cuándo usar Teams, cuándo usar Sharepoint, cuándo usar una carpeta de Onedrive compartida, cuándo crear un equipo, cuándo usar Planner o cuándo usar To-do, niveles de privacidad de Delve,… son muchas las reglas de tráfico de un sistema colaborativo. Lo más normal es el libre albedrío, algo muy popular pero poco eficaz.
Poner en la ecuación personal poco cualificado en Office 365 y la falta de reglamento de uso e interacción es sinónimo de fracaso en la creación de un puesto de trabajo moderno y más aún de provocar una transformación digital.
Necesitas reglas, y si no las tienes es imposible que le saques partido a Office 365. Debes tener claro cuando y cómo usar cada servicio, como se regulan los flujos de comunicación, como reducir emails y reuniones, como optimizar la planificación y seguimiento de ejecución, como resolver incidencias, desviaciones… Las normas de tráfico son imprescindibles para los usuarios de Office 365.
4.- ¿Gobiernas tu Office 365?
Una comunidad de colaboradores si no tiene reglas no funciona, pero si tiene reglas y nadie las gobierna tampoco. La gobernanza de Office 365 y de los procesos/flujos entre los intervinientes es el equivalente al poder ejecutivo de una sociedad moderna. Podemos tener un modelo legislativo excelente pero sin un poder ejecutivo poderoso poco se podrá desarrollar la comunidad, más bien al contrario habrá enormes problemas e ineficiencias.
La gobernanza audita y optimiza el funcionamiento del sistema, da instrucciones y recomendaciones, facilita y resuelve problemas, monitoriza el uso, ofrece informes y resultados, en definitiva asegura que la transformación digital es real a través de hechos e información empírica.
Sin un modelo de gobernanza, no es realista afirmar que la transformación digital del puesto de trabajo es real.
5.- ¿Dispones del plan correcto de Office 365?
La respuesta más habitual es «.. no recuerdo que plan tengo», lo cual es sinónimo de que posiblemente muchas personas de la empresa dispongan de un plan inferior o superior al que necesitan. Cuando esto sucede, es síntoma de que el sistema no está bien administrado y, con alta probabilidad, no se está sacando partido a Office 365 y se está lejos de la transformación del puesto de trabajo deseada.
6.- ¿Usas las Power Apps, exprimes el Common Data Service, conoces Microsoft 365?
Para los más avanzados hay una serie de servicios extras que suponen exprimir el puesto de trabajo y la optimización del rendimiento de cada empleado. El uso de Powerapps, Flow, Power BI es un buen ejemplo. Más profundo aún llegan los que aprovechan la arquitectura de datos común de Office 365 (Common Data Service/Common Data Model), que permite una sincronía y normalización de datos entre servicios Office 365. No queremos olvidar a Microsoft 365, la extensión securizada del puesto de trabajo que aprovecha los servicios de protección de Office 365 (ATP), servicios MDM y MAM para gestión de dispositivos móviles y los servicios de directorio activo y gestión de accesos de Azure/Intune.
«Si te sientes confortable en los 6 puntos anteriores, puedes considerarte un unicornio»
Estas son solo algunas de las cuestiones a tratar cuando se desee reflexionar sobre el partido que sacamos a las inversiones que realizamos. Se puede y se debe exprimir la tecnología como hace un piloto de formula 1 con su monoplaza o un piloto con su avión, sacar lo mejor de nuestras herramientas nos cambiará la vida laboral y el modo de trabajar.
Si te sientes confortable en los 6 puntos anteriores, puedes considerarte un unicornio, puesto que aunque parezca lo más normal pocas son las compañías, y cuanto más grandes menos, que pueden sacar buena nota en esos apartados.
Mucho por hacer, la década 2020 está cerca.